Wybór najlepszego systemu ERP dla Twojej firmy – wszystko, co powinieneś wiedzieć

Wybór najlepszego systemu ERP dla Twojej firmy – wszystko, co powinieneś wiedzieć

Marzec 5, 2018 0 przez admin

Sharing is caring!

Wybór najlepszego systemu ERP dla Twojej firmy – wszystko, co powinieneś wiedzieć

W dzisiejszych czasach chcąc usprawnić oraz zoptymalizować działanie przedsiębiorstwa konieczne jest wdrożenie systemu ERP – to nowoczesne narzędzie informatyczne, brzmiące dla niektórych nieco tajemniczo, jest dla firm największym sprzymierzeńcem. Dzięki systemom ERP możliwe staje się efektywne i proste zarządzenie poszczególnymi zasobami praktycznie każdego przedsiębiorstwa. Warunkiem sukcesu jest jednak wybór odpowiedniego oprogramowania – jak to zrobić?

Systemy ERP – podstawowe informacje

ERP w tłumaczeniu z języka angielskiego oznacza „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”, w szerszym kontekście jest to określenie stosowane dla klasy systemów informatycznych, które służą przede wszystkim wspomaganiu funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.




Systemy ERP zaliczane do klasy zintegrowanych systemów informatycznych to oprogramowanie modułowe, co oznacza, że składa się ono z niezależnych, jednak współpracujących ze sobą aplikacji. Wspomniane wcześniej moduły obejmują przede wszystkim obszary takie jak: magazynowanie, śledzenie dostaw, planowanie produkcji, zarządzenie reklamacjami, zarządzanie finansami czy zarządzanie zasobami ludzkimi. Możliwości jest jednak o wiele więcej, wszystko zależy od tego, jak bardzo rozbudowane jest dane przedsiębiorstwo oraz jaka jest jego specyfika. W skład systemów ERP wchodzić mogą również inne moduły, chociażby takie, które obejmują zarządzanie projektami – system ERP pozwala na dopasowanie go do specyfiki danej branży, poszczególne moduły mogą pracować bez obecności innych, co sprawia, że system ERP wspomaga daną firmę tylko w tym obszarze, w jakim ona tego potrzebuje.

Jak działa taki system?

System klasy ERP integruje wybrane lub wszystkie działy w danej firmie. Wszystko to dzieje się za pomocą wspólnej bazy danych, która wykorzystywana jest w ramach jednego systemu. Cały sukces tego typu programów opiera się na tym, że pracownicy mają dostęp do stale aktualizowanych informacji. Przed wprowadzeniem systemów klasy ERP informacje z wszelkich działów znajdowały się najczęściej w różnych miejscach, a dostęp do nich był bardzo ograniczony – w systemach klasy ERP nie ma tego typu problemów, dla przykładu: dane, które wprowadzane są na magazynie, widoczne są dla działu zajmującego się zamówieniami w czasie rzeczywistym, co oznacza, że nie ma potrzeby wykonywania kilku telefonów, aby dowiedzieć się, czy dana dostawa została zrealizowana, czy może też się opóźnia. To tylko jeden z nielicznych przykładów na to, jak wspólna baza danych ułatwia, a przede wszystkim optymalizuje pracę w firmie.

Główne zalety wynikające z wdrożenia systemów ERP

Jeżeli chodzi o zalety systemów ERP to pierwszą rzeczą, o której warto wspomnieć już na samym początku, jest to, że nie są one dedykowane jedynie dużym firmom, doskonale sprawdzają się również w przypadku mniejszych przedsiębiorstw stawiających na rozwój i ciągłe dążenie do doskonalenia. Wdrożenie systemów ERP służy przede wszystkim usprawnieniom, obejmującym głównie działania pracowników (i to zarówno zarządu, jak i pracowników fizycznych). Tym, co umożliwia optymalizację pracy wszystkich pracowników tworzących daną firmę, jest przede wszystkim wspólna baza danych, która aktualizowana jest na bieżąco, dzięki czemu odpowiednie osoby zawsze mogą sprawdzić potrzebne im informacje bez konieczności np. przygotowywania przez inną osobę obszernych raportów i zbierania danych z różnych działów.

Dzięki usprawnieniom jakie takie systemy umożliwiają, firma uzyskuje szereg korzyści, wśród których wyróżnić można m. in. obniżenie kosztów pracy, wyższą produktywność oraz wydajność pracowników, o wiele lepszy poziom organizacji pracy, możliwość pełnej kontroli nad procesami zachodzącymi w firmie, a co za tym idzie znaczne ograniczenie nietrafionych decyzji biznesowych. Zalet systemów ERP jest oczywiście o wiele więcej, jednak już te są w stanie uświadomić nam, jak dobrą decyzją dla firmy może być wdrożenie tego typu oprogramowania.




Jak wybrać odpowiedni system ERP?

Prawidłowe przygotowanie się do etapu wdrożenia odpowiedniego systemu ERP w firmie obejmuje kilka kluczowych kroków, z których najważniejszym wydaje się spisanie swoich oczekiwań wobec tego oprogramowania. Warto w ten etap włączyć jak najwięcej pracowników, aby pomogli oni w określeniu wszystkiego, czego oczekiwaliby oni od takiego oprogramowania. Spisana konkretnie wizja, która następnie zaakceptowana zostanie przez kierownictwo, z pewnością znacznie ułatwi dalszą współpracę z firmą, która będzie wdrażała system ERP w naszej firmie.

Kolejną ważną sprawą jest wyznaczenie osób, które będą zaangażowane i odpowiedzialne za cały proces wdrożeniowy. W zespole, który będzie się zajmował tym projektem, znaleźć muszą się zarówno pracownicy z firmy, jak i osoba, która zna się na implementacji takiego systemu (ma wiedzę i doświadczenie w tym zakresie). Istotne jest również zaangażowanie kadry zarządzającej, która powinna wspomagać sprawne przeprowadzenie firmy przez cały okres wdrożenia systemu ERP.

Jeżeli wizja, cele oraz zespół wdrożeniowy są już skompletowane, można rozpocząć poszukiwania odpowiedniego dostawcy systemu ERP. Na poszukiwania odpowiedniej firmy warto poświęcić sporą ilość czasu, najpierw porównując szacunkowe koszty, potem kontaktując się z wybranymi dostawcami systemów ERP i przedstawiając im swoje wymagania (konfrontując ich jednocześnie z naszymi oczekiwaniami). Jest to żmudna praca, warto jednak poznać ofertę wielu firm i spotkać się z jak największą ilością dostawców, co pozwoli nam lepiej poznać rynek i wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie (przyda się tutaj wsparcie osoby, która ma już doświadczenie w tym zakresie).

Przy wyborze odpowiedniej firmy wdrożeniowej sprawdzić trzeba przede wszystkim, jaka jest jej metodyka działania — krótko mówiąc, czy ma ona określony plan, według którego wdraża system ERP. Profesjonalna firma powinna móc bez problemu odpowiedzieć nam na to pytanie, to świadczy o jej doświadczeniu i wiedzy projektowej. Dobra metodyka plus zaangażowanie ze strony pracowników to mniejsze koszty i krótszy czas wdrożeniowy.




Przed ostateczną decyzją należy zawsze poświęcić czas, aby jak najlepiej poznać partnera, który będzie wdrażał system w Twojej firmie – poproś o referencje, sprawdź, czy wybrana firma ma doświadczenie we wdrażaniu tego typu systemu w podobnej do branży, z pewnością współpraca będzie wówczas prostsza (firma oferująca system ERP będzie znała już specyfikę danej branży, co znacznie uprości i skróci czas wdrożenia). Pamiętaj o jednym – dobrze dopasowany i wdrożony system ERP z pewnością pozwoli się rozwinąć Twojej firmie, dlatego koszty oprogramowania i usługi wdrożeniowej nie powinny być kluczowym kryterium wyboru. Wysoka jakość usługi w przypadku tego typu projektu ma naprawdę kluczowe znaczenie.

Share Button